La décision unilatérale (DUE) : l'écrit par lequel vous mettez la mutuelle en place

Pour instituer une couverture collective, l'article L911-1 du code de la sécurité sociale prévoit trois voies : l'accord collectif, le référendum, ou une décision unilatérale du chef d'entreprise, constatée dans un écrit remis à chaque intéressé. Sans délégué syndical pour négocier, c'est cette troisième voie que suivent presque toutes les petites entreprises, et c'est elle que l'article L911-7 du code de la sécurité sociale impose aux employeurs qui n'ont pas de couverture au moins aussi favorable que le minimum légal.

Étape 1 : écrire ce que le régime contient

Votre écrit décrit le dispositif retenu : bénéficiaires, risques couverts, organisme assureur, garanties, cotisations et leur répartition entre vous et vos salariés (l'Urssaf). C'est également là que vous listez les cas de dispense facultatifs que vous acceptez : ce qui n'y figure pas ne pourra pas être accordé ensuite. Le détail des cas de dispense.

le Bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss) ajoute qu'une décision unilatérale doit comporter toutes les clauses obligatoires et aucune clause prohibée, sous peine de nullité.

Étape 2 : vérifier la conformité à votre branche

Votre décision ne peut pas être moins favorable que ce que prévoit votre convention collective. Si la branche a un régime santé, reprenez au moins ses garanties et son financement. Elle s'adopte à l'échelle de l'entreprise, pour l'ensemble des salariés ou pour une ou plusieurs catégories objectives, et jamais pour un établissement isolé.

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Étape 3 : remettre l'écrit et garder la preuve

Remettez ou transmettez le document à chaque salarié, et conservez la trace : remise en main propre contre signature, document joint au bulletin de paie, courrier, ou courriel avec accusé de réception. Lors d'un contrôle, l'Urssaf vous demandera la copie de l'écrit, le justificatif de son mode de remise et le contrat d'assurance. Chaque salarié embauché par la suite reçoit la décision et un bulletin d'adhésion à son arrivée.

Étape 4 : gérer les salariés déjà en poste

Si votre décision prévoit une cotisation à la charge des salariés, ceux qui sont présents au moment de sa mise en place peuvent refuser d'y adhérer : l'article 11 de la loi Evin leur ouvre cette dispense de droit. Ceux que vous recrutez après adhèrent, sauf s'ils relèvent d'un autre cas de dispense.

Étape 5 : faire évoluer la décision

Une décision unilatérale se révise par une nouvelle décision unilatérale, par un accord collectif ou par un référendum. Un changement de contrat, de garanties ou de cotisation suppose de mettre l'écrit à jour pour qu'il reste conforme. Changer de contrat, en pratique.