Un salarié ne veut pas adhérer : les dispenses que vous devez accepter, et les autres

Vous remettez un bulletin d'adhésion à un nouveau salarié, et il vous répond qu'il est déjà couvert. Que devez-vous faire ? L'adhésion est obligatoire, mais les textes ouvrent des cas de dispense. Il y en a deux familles : les dispenses de droit, que le salarié peut toujours invoquer, et les dispenses facultatives, qui n'existent que si votre écrit de mise en place les prévoit. Liste dressée à partir de le Bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss) et de les articles D911-1 et suivants du code de la sécurité sociale.

Étape 1 : reconnaître une dispense de droit

Le salarié peut la demander même si votre écrit n'en dit rien, et vous ne pouvez pas la refuser :

• il bénéficie de la complémentaire santé solidaire, jusqu'à la fin de ce droit ;
• il est couvert par une assurance individuelle au moment de son embauche ou de la mise en place du régime, jusqu'à l'échéance de ce contrat ;
• il est déjà couvert, y compris comme ayant droit, par une couverture collective obligatoire au titre d'un autre emploi (celle de son conjoint, par exemple), par un dispositif des fonctionnaires, un contrat de groupe dit Madelin, le régime local d'Alsace-Moselle ou la CAMIEG ;
• il est en CDD ou en mission et sa couverture durerait moins de 3 mois, s'il justifie d'un contrat responsable ;
• il était déjà en poste lors d'une mise en place par décision unilatérale prévoyant une cotisation à sa charge.

Étape 2 : vérifier les dispenses prévues par votre écrit

Celles-ci n'existent que si votre décision unilatérale ou votre accord les mentionne ; dans ce cas, vous êtes tenu de les accepter :

• les salariés et apprentis dont le CDD ou la mission dure moins de 12 mois ;
• les salariés et apprentis dont le CDD ou la mission dure au moins 12 mois, s'ils justifient d'une couverture individuelle ;
• les salariés à temps partiel et les apprentis pour qui la cotisation atteindrait au moins 10 % de la rémunération brute ;
• salariés déjà couverts par une couverture collective obligatoire, sur justificatif annuel.

Votre écrit peut reprendre tout ou partie de ces cas, les restreindre ou n'en retenir aucun ; il ne peut pas en inventer d'autres.

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Étape 3 : recueillir la demande dans les formes

Toute dispense passe par une demande explicite du salarié, sous forme de déclaration sur l'honneur : elle nomme l'organisme qui le couvre ou indique la date de fin de son droit, précise les garanties qu'il refuse et mentionne qu'il a été informé des conséquences de son choix. Il la formule à l'embauche, à la mise en place du régime ou à la date où la couverture qui la justifie prend effet. Vous la conservez : en cas de contrôle, c'est vous qui devez la produire.

Étape 4 : verser le versement santé aux contrats courts

Le salarié en CDD ou en mission dont la couverture serait très courte, et qui se dispense en justifiant d'un contrat responsable, perçoit de votre part le versement santé. À défaut d'une contribution de référence propre à votre entreprise, son montant de base est de 22,27 € par mois en 2026 (7,44 € en Alsace-Moselle), proratisé selon la durée du travail puis multiplié par 105 % en CDI ou 125 % en CDD et mission.